El día a día en una agencia de eventos

En el día a día de una agencia de eventos hay diferentes procesos desde que un cliente tiene una necesidad de comunicación en vivo hasta que se ejecuta un evento. En este artículo vamos a ejemplificar una ruta de acción, que no necesariamente es la que usan todas las agencias pero si lo más común.

Todo comienza desde el origen de una necesidad. Hay casos en los que el cliente y la agencia ya tienen una relación contractual y la necesidad se generará desde el lado el cliente, casos en los que se lanza un concurso y varias agencias compiten para conseguir la cuenta, o situaciones en las que la agencia propone ideas al cliente.

Independientemente del origen, el proceso empieza con la creación de un documento con las necesidades de comunicación, que comúnmente, se conoce como Briefing.

Todo comienza desde el origen de una necesidad

Briefing

Lo que conocemos como briefing es una lista de necesidades que requieren acciones de comunicación que vendrán proporcionadas por el cliente.

En este veremos reflejados cuáles son los requerimientos que tendremos que afrontar y en la agencia presentaremos una propuesta.

Brainstorming

Una vez recibida esta documentación el equipo creativo analiza y disemina las necesidades y requerimientos del cliente para empezar a crear ideas que puedan ser buenas candidatas para el plan de comunicación

En el sector de las agencias, es muy común que muchas de las cuentas, o necesidades puntuales de clientes, sean lanzadas como concursos públicos por lo que recibirán numerosas propuestas de las agencias que acepten el reto.

Presentación

Esto iniciará una comunicación entre la agencia y el cliente, en la que normalmente encontramos el llamado “contrabriefing” en el que el cliente o la agencia realizarán anotaciones para determinar el plan de comunicación y las realidades de acciones y sus consecuentes presupuestos.

Finalmente, el proyecto final será presentado al cliente.

Ejecución

Si el proyecto es aprobado por el cliente (sea mediante concurso o no) el equipo de la agencia comenzará a preparar el proyecto para tener todo preparado en la fecha del evento. Este proceso puede durar desde apenas unos días a semanas o meses, por lo que la preparación y organización son fundamentales para el éxito del evento.

En algunos casos el plan de acción incluirá otros medios que no sean el evento per se, por lo que diferentes áreas de la agencia o incluso freelances entrarán en el proyecto, para asegurarse de que todo se ejecuta a la perfección.

El día del evento es el día clave, los representantes de la agencia estarán en persona para asegurarse de que tanto el cliente como los asistentes reciben la visión perfecta de las necesidades del evento.

Feedback

No todo acaba una vez finalizada la acción, es necesario echar la vista atrás y reevaluar los procesos y la ejecución, para así compararlo con los resultados y ver la eficacia de nuestro plan de comunicación para el evento. Informaremos al cliente de los resultados y conseguiremos mejorar la relación y evitar errores en futuros eventos.