Consejos para organizar un evento al aire. EDT Eventos
Si la tarea de organizar un evento es, en esencia, una labor que requiere de un 100% de atención, organizar un evento al aire libre supone multiplicar dichos esfuerzos. Pero es que el encanto de un evento enmarcado en un paraje natural y atractivo no pasa desapercibido para nadie…
Sin embargo, esa magia presente en este tipo de eventos exige algo a cambio. Al encontrarnos con numerosos detalles a tener en cuenta e inexistentes en la organización de eventos en espacios cerrados, nos arriesgamos a un rotundo éxito o, al contrario, fracaso, si no triplicamos los niveles de previsión y planificación.
Y como en EDT sabemos que no es tarea sencilla esto de organizar un evento al aire libre, exponemos ciertos aspectos fundamentales a tener en cuenta.
Bienvenida sea la sombra
El sol y el calor de la temporada de verano constituyen, además de la ocasión perfecta para organizar un evento al aire libre, elementos que pueden ocasionar molestias a los asistentes. El agotamiento, los sofocos o las quemaduras son aspectos que pueden amenazar el éxito del evento.
Por ello, aunque se realice en un entorno abierto, la instalación de carpas portátiles y estructuras para ofrecer resguardo de las altas temperaturas se torna indispensable. Igualmente, nos servirán para techar los alimentos y bebidas, evitando que entren en contacto directo con Lorenzo, siendo además un recurso muy útil para las improbables pero no imposibles sorpresas meteorológicas de última hora.
Nada de sillas cojas
Muchos de los espacios disponibles para la organización de eventos al aire libre no poseen suelos firmes y uniformes. Al contrario, el césped y la arena son pavimentos bastante comunes en este tipo de recintos, haciendo que los desniveles presentes en ellos puedan resultar un detalle muy incómodo para el invitado.
Piensa en alguna ocasión en la que hayas ido a cenar y tu silla estuviese coja… Esta es otra característica de vital importancia: adaptar las sillas y mesas, asegurándonos de que no cojeen ni queden hundidas o desiguales por ninguno de los lados.
Sonido e iluminación adaptado
El material audiovisual -pantallas LED, equipo de sonido y sistemas de iluminación- debe estar acondicionado para exteriores. Por ejemplo, las primeras, al estar instaladas en un espacio al aire libre, precisarán de un sistema antirreflejo para la luz solar del día, y de un brillo más potente para el inicio del atardecer. En cuanto al equipo de sonido, las marcas ofrecen facilidades al poner a nuestra disposición amplificadores de materiales preparados para la intemperie y sin necesidad de cableado.
Que no se te crucen los cables
En los espacios abiertos las distancias suelen más largas de lo habitual, y la longitud de los cables tamaño estándar no resultan suficientes: comprueba previamente de cuantos alargadores se requieren para que todo el cableado llegue a su destino final sin inconvenientes. Además, no pases por alto la importancia de los suministros eléctricos (generadores) ya que las luces, el equipo de sonido o el equipo de refrigeradores del catering se alimentarán de ellos durante el evento.
Equilibrio decorativo
Cuando se trabaja en entornos abiertos los elementos decorativos deben estar en armonía con los elementos naturales del entorno: los contrastes naturales del cielo, la intensidad de la luz solar o la atmósfera verdosa de los árboles y plantas son decisivas a la hora de escoger y plantear la decoración en un evento al aire libre. Evita sobrecargar el ambiente hallando el equilibrio entre la decoración natural y los elementos postizos.
Un último apunte en relación a este aspecto: es preciso comprobar, si se hace uso de centros de flores o velas naturales, que estos estén correctamente sujetos y distribuidos para no provocar un incendio o evitar que salgan por los aires a causa de las ráfagas de viento.
El catering sí importa
Organizar un evento al aire libre requiere de mucho mimo, y eso también atañe a los alimentos. Elegir un proveedor experimentado nos ayudará en la elección de los ingredientes más apropiados para elaborar el catering a prueba de temperaturas calurosas.
Un buen proveedor también dispondrá del equipo adecuado para mantener los alimentos calientes o fríos en función de las necesidades, y estará preparado para controlar aspectos que, desde la experiencia de un organizador de eventos, pasamos por alto.
Protege y cuida del medio ambiente
Una vez finalizado el evento al aire libre, dejar el espacio impecable se torna igual o más relevante que el propio desarrollo del evento. No escatimar en la contratación de una buena empresa de limpieza debe ser un compromiso por parte de todas las entidades organizadoras de eventos.
Por nuestra parte, en EDT nos esforzamos cada día para crear eventos sostenibles que no dañen el planeta, evolucionando hacia un modelo de empresa cada vez más sostenible y actualizando nuestro blog con artículos que promueven esta conducta tan necesaria. Si estás interesado en leer más, te proponemos Acciones para cuidar el medio ambiente: como organizar un evento sostenible y Pautas prácticas y sencillas para tener un negocio más sostenible .
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