LA IMPORTANCIA DEL PLAN “B” EN LOS EVENTOS
por Jorge Hurlé Palacio.
Ayer hemos vivido, y sufrido, un hecho que nunca antes habíamos tenido: un apagón total en nuestro país. Pero, ¿Qué hacer si hay un apagón en medio de tu evento? Es importante estar siempre preparados para imprevistos como estos, o como el tiempo (si un evento se planifica en exterior) por ejemplo.
Organizar un evento implica prever una gran cantidad de detalles, pero uno de los más importantes —y a menudo subestimado— es cómo reaccionar ante un apagón eléctrico. Aunque no es común, un fallo energético puede ocurrir en cualquier momento, y tener un plan de prevención y contingencias es clave para garantizar la seguridad de los asistentes y minimizar el impacto en la experiencia general.
1. Fuentes de alimentación auxiliares.
Contar con generadores eléctricos o baterías de respaldo permite mantener en funcionamiento los sistemas críticos, como luces de emergencia, comunicaciones y algunos equipos técnicos esenciales. Esta medida puede ser la diferencia entre la continuidad del evento o su paralización total.
2. Iluminación autónoma de señalítica y zonas emergencia.
Es fundamental disponer de luces autónomas en pasillos, salidas de emergencia y zonas clave del recinto. Esto no solo ayuda a mantener el orden, sino que garantiza la seguridad en caso de tener que evacuar.
3. Plan de comunicación de crisis interna.
El equipo organizador debe tener un protocolo claro de comunicación interna para actuar rápidamente ante el apagón. Saber quién toma decisiones, cómo se transmite la información y qué acciones tomar puede evitar el caos y reducir el tiempo de respuesta.
4. Actividades alternativas de bajo consumo
En la medida de lo posible, tener preparadas actividades que no dependan de la energía eléctrica puede mantener a los asistentes ocupados y calmados mientras se soluciona la situación.
5. Sistema de megafonía alternativo y de comunicación.
Un sistema de megafonía autónomo (por ejemplo, altavoces con batería o megáfonos manuales) es esencial para dar indicaciones claras al público, especialmente si se necesita evacuar o reubicar a los asistentes.
Además, pueden fallar los teléfonos móviles, y tener walkies con baterías llenas es una buena forma para poder comunicarse.
6. Evaluar la continuidad del evento
Una vez asegurada la situación, el equipo debe decidir si es viable continuar con el evento, si se aplaza temporalmente o si debe suspenderse. Esta decisión debe ser rápida y comunicarse con claridad.
7. Plan de evacuación ordenado
Finalmente, todo evento debe contar con un plan de evacuación detallado y conocido por todo el personal. Si la situación lo requiere, la salida del público debe ser ordenada, segura y bien dirigida, minimizando riesgos y confusiones.
En conclusión, los imprevistos no se pueden evitar, pero sí se pueden gestionar de forma eficiente. Planificar con antelación y contar con protocolos adecuados frente a emergencias como un apagón eléctrico no solo protege a los asistentes, sino que también habla de la profesionalidad del evento y de quienes lo organizan. Un evento exitoso no es solo el que brilla con luces, sino también el que responde con eficacia ante la oscuridad.