El mayor reto no es organizar el evento. Es conseguir que públicos muy distintos vivan una buena experiencia
Por Jorge Hurlé Palacio.
«Dos asistentes pueden salir del mismo evento… y haber vivido experiencias completamente diferentes.»
Y, en realidad, eso ocurre con mucha más frecuencia de lo que pensamos.
Una misma ponencia puede parecer inspiradora para una persona y excesivamente básica para otra. Una dinámica participativa puede resultar estimulante para algunos asistentes y agotadora para otros. Incluso el ritmo de una jornada puede percibirse como ágil o como acelerado dependiendo de quién la esté viviendo.
Por eso, uno de los mayores desafíos de los profesionales de eventos no es únicamente coordinar proveedores, gestionar presupuestos o diseñar una escaleta impecable.
El verdadero reto consiste en crear una experiencia satisfactoria para personas que llegan al evento con expectativas, necesidades y formas de participar muy diferentes.
No existe un asistente tipo
Durante años, muchos eventos se diseñaban pensando en un perfil medio de asistente.
Hoy esa realidad ha desaparecido.
En una misma sala conviven perfiles profesionales con trayectorias muy distintas, generaciones diferentes, niveles de conocimiento diversos y objetivos completamente opuestos.
Algunos asistentes buscan aprendizaje.
Otros quieren inspiración.
Muchos priorizan el networking.
Y cada vez más personas esperan vivir una experiencia memorable además de recibir contenido.
Cuando diseñamos un evento pensando únicamente en uno de esos objetivos, inevitablemente dejamos fuera a parte de la audiencia.
El equilibrio entre contenido, ritmo y participación
Una de las decisiones más complejas en el diseño de eventos es encontrar el punto de equilibrio adecuado.
Un programa excesivamente técnico puede resultar muy valioso para expertos, pero desconectar a quienes tienen menos experiencia.
Un formato demasiado dinámico puede generar energía, pero también provocar sensación de superficialidad en quienes esperan profundidad.
Del mismo modo, llenar la agenda de actividades participativas no siempre significa mejorar la experiencia. Hay asistentes que disfrutan interviniendo constantemente y otros que prefieren observar, escuchar y reflexionar.
La clave no está en elegir una única fórmula. La clave está en combinar formatos que permitan que distintos perfiles encuentren momentos de valor a lo largo de la experiencia.
Diseñar para la diversidad
Los mejores eventos actuales no intentan que todos vivan exactamente la misma experiencia.
Intentan que todos encuentren algo relevante para ellos.
Por eso vemos cada vez más:
- Contenidos con distintos niveles de profundidad.
- Espacios específicos para networking estructurado y networking informal.
- Formatos híbridos que permiten diferentes formas de participación.
- Agendas más flexibles.
- Experiencias paralelas adaptadas a distintos perfiles de asistentes.
La personalización ya no es una tendencia. Es una necesidad.
Y cuanto más diversa es la audiencia, más importante resulta incorporar esa visión desde la fase de diseño.
Entender personas antes que diseñar programas
Existe una tendencia natural en nuestro sector a centrarnos en el escenario, la tecnología, los espacios o la producción.
Sin embargo, la experiencia de un evento no se construye únicamente a través de esos elementos.
Se construye a través de cómo las personas interactúan con ellos.
Por eso, antes de definir una agenda, elegir un formato o contratar una herramienta tecnológica, conviene hacerse una pregunta fundamental:
¿Quiénes son realmente las personas que van a estar allí y qué esperan obtener de esa experiencia?
La respuesta suele ser más compleja de lo que parece.
Y precisamente ahí reside gran parte del valor estratégico del diseño de eventos.
Porque organizar un evento es gestionar recursos. Pero diseñar una experiencia es comprender personas.
Y pocas cosas son tan complejas como eso.