La tecnología no hace mejor un evento por el simple hecho de estar presente. Lo hace cuando resuelve un problema, mejora una experiencia o permite hacer algo que antes era más difícil.

Por Jorge Hurlé Palacio.

En los últimos años hemos incorporado cada vez más tecnología a los eventos. Aplicaciones móviles, sistemas RFID, inteligencia artificial, realidad aumentada, streaming, plataformas de networking… Las posibilidades son enormes y evolucionan a una velocidad difícil de seguir.

Pero existe un riesgo que, desde la perspectiva de la producción y gestión de eventos, considero especialmente importante: confundir innovación con acumulación de tecnología.

Que una herramienta sea novedosa no significa necesariamente que sea útil para nuestro evento.

Como profesionales, deberíamos empezar el planteamiento desde otro lugar. Antes de preguntarnos “¿qué tecnología podemos incorporar?”, deberíamos preguntarnos: ¿Qué problema queremos resolver o qué experiencia queremos mejorar?

La respuesta a esa pregunta debería determinar qué tecnología utilizamos, cómo la utilizamos y, sobre todo, si realmente necesitamos utilizarla. Porque la innovación en eventos no consiste en introducir más herramientas. Consiste en utilizar mejor las herramientas que tenemos.

A continuación, repasamos seis tecnologías que pueden aportar un enorme valor a un evento cuando existe una estrategia detrás de su implementación.

1. Apps de eventos: toda la información en el bolsillo del asistente

Las aplicaciones móviles para eventos han evolucionado mucho más allá de ser una simple agenda digital. Bien planteadas, pueden convertirse en un auténtico punto de conexión entre la organización y el asistente durante todo el evento.

Agenda, horarios, ponentes, mapas, información práctica, notificaciones, votaciones, encuestas, cambios de última hora o incluso herramientas de networking pueden integrarse en un único entorno.

Y aquí aparece su primera gran ventaja: reducir la fricción.

Un asistente que necesita buscar constantemente información en diferentes canales tiene una experiencia más compleja.

Una aplicación correctamente diseñada permite centralizar esa información y hacerla accesible en el momento adecuado. Pero existe una condición fundamental: debe ser realmente útil.

Una app que obliga al asistente a descargarla para consultar únicamente un programa que también podría haber recibido por otros medios probablemente no aporta suficiente valor.

Por el contrario, si permite recibir una notificación sobre un cambio de sala, consultar un mapa interactivo, votar durante una ponencia, acceder a contenidos o conectar con otros participantes, su utilidad cambia completamente.

Objetivo: facilitar la experiencia del asistente.

La pregunta no es “¿tenemos una app?”, sino: “¿Qué tareas del asistente podemos hacer más sencillas gracias a ella?”

2. RFID y NFC: tecnología para hacer más eficientes los procesos

RFID y NFC son tecnologías especialmente interesantes cuando hablamos de operaciones, accesos, identificación y experiencias interactivas.

En un evento pueden utilizarse para agilizar acreditaciones, controlar accesos a determinadas zonas, identificar participantes o activar determinadas interacciones.

Y aunque para el asistente muchas veces sea una tecnología prácticamente invisible, precisamente ahí puede estar parte de su valor.

Porque no toda innovación tiene que ser espectacular.

En producción de eventos, una de las mejores tecnologías es aquella que funciona sin llamar la atención.

Reducir tiempos en accesos, evitar procesos manuales, controlar determinados flujos de personas o disponer de información sobre determinados comportamientos puede tener un impacto considerable en la operativa.

Además, los sistemas RFID/NFC pueden abrir posibilidades interesantes en experiencias de marca, activaciones o interacción con contenidos.

Pero nuevamente debemos empezar por la necesidad. Si tenemos un evento de 100 personas con un acceso sencillo y controlado, quizá no necesitemos una solución tecnológica compleja.

Si tenemos miles de asistentes, diferentes zonas de acceso, acreditaciones específicas y grandes flujos de personas, la situación es completamente diferente.

Objetivo: agilizar procesos y obtener información útil.

La tecnología debe estar al servicio de la operación, no convertirse en una operación adicional que gestionar.

3. Inteligencia Artificial: mucho más que generar textos

Probablemente sea la tecnología que más está transformando actualmente nuestra manera de trabajar. Y también una de las que más riesgo tiene de utilizarse simplemente porque está de moda.

La inteligencia artificial puede tener aplicaciones muy interesantes en prácticamente todas las fases de un evento. Desde la planificación y generación de contenidos hasta la personalización de comunicaciones, atención al asistente, análisis de datos o elaboración de determinados materiales de trabajo.

Puede ayudarnos, por ejemplo, a estructurar información, generar diferentes versiones de contenidos, analizar grandes cantidades de datos o identificar patrones que podrían pasar desapercibidos mediante una revisión manual.

Pero hay una diferencia importante entre utilizar IA y utilizar IA estratégicamente. Generar automáticamente un texto no significa necesariamente haber mejorado nuestro evento.

Utilizarla para ahorrar tiempo en una tarea repetitiva, detectar información relevante, personalizar una comunicación o ayudar al equipo a tomar mejores decisiones sí puede generar un impacto real.

Además, debemos recordar algo fundamental: la IA no sustituye el criterio profesional.

En eventos existen demasiadas variables humanas, operativas, políticas, protocolarias y emocionales como para delegar completamente las decisiones en una herramienta.

La IA puede ser un excelente copiloto. Pero el responsable del evento sigue siendo quien debe decidir hacia dónde conducir el proyecto.

Objetivo: mejorar eficiencia y personalización.

La pregunta adecuada no es “¿cómo puedo meter IA en mi evento?”. Es: “¿Qué tarea puedo hacer mejor, más rápido o de forma más personalizada utilizando IA?”

4. Realidad aumentada: cuando lo digital amplía lo físico

La realidad aumentada tiene un enorme potencial en eventos porque permite añadir una capa digital sobre el espacio físico.

Puede resultar especialmente interesante en presentaciones de producto, ferias, exposiciones, activaciones de marca o experiencias inmersivas.

Imaginemos, por ejemplo, que un asistente apunta con su dispositivo a un producto y obtiene información adicional, visualiza diferentes configuraciones o accede a contenidos que no están físicamente presentes.

La realidad aumentada puede convertir un espacio estático en un entorno más interactivo. Pero también aquí existe una frontera entre experiencia y espectáculo tecnológico.

Una activación de realidad aumentada puede generar un gran efecto wow durante los primeros segundos.

La cuestión es qué ocurre después. Si la tecnología no tiene relación con el producto, el mensaje o los objetivos de la experiencia, probablemente estaremos ante una demostración tecnológica y no ante una verdadera herramienta de comunicación.

La tecnología debe reforzar el concepto creativo. No competir con él.

Objetivo: enriquecer la experiencia.

En este caso, la pregunta debería ser: “¿Qué puedo permitir que el asistente vea, descubra o experimente gracias a la realidad aumentada que no podría experimentar de otra manera?”

5. Streaming y eventos híbridos: el evento ya no termina en el venue

Durante los últimos años hemos aprendido que un evento no tiene necesariamente que limitarse al espacio físico donde se celebra.

El streaming permite ampliar el alcance de determinados contenidos y facilitar la participación de personas que no pueden desplazarse físicamente. Pero el concepto de evento híbrido debería ir más allá de colocar una cámara y retransmitir lo que ocurre sobre el escenario.

Un evento híbrido no debería ser simplemente un evento presencial emitido por internet. El participante remoto necesita tener una experiencia adaptada a sus circunstancias. Puede necesitar contenidos específicos, interacción, moderación, herramientas de participación o posibilidades de networking.

Esto obliga a pensar en dos experiencias diferentes que deben convivir: la experiencia presencial y la experiencia digital.

Y eso afecta a la producción, realización audiovisual, contenidos, tecnología, moderación y atención al participante.

Además, el streaming puede mejorar la accesibilidad y permitir que determinados contenidos tengan una vida más larga que la propia celebración del evento.

Una conferencia puede convertirse posteriormente en contenido bajo demanda.

Una presentación puede llegar a personas que no pudieron asistir.

Una intervención puede generar nuevos contenidos para comunicación y redes sociales.

Objetivo: ampliar alcance y accesibilidad.

La pregunta no debería ser “¿retransmitimos el evento?”, sino: “¿Qué personas podemos incorporar al evento y qué experiencia podemos ofrecerles aunque no estén físicamente presentes?”

6. Networking inteligente: conectar personas con propósito

El networking es uno de los grandes objetivos de muchos eventos profesionales.

Y, sin embargo, continúa siendo uno de los aspectos que más difícil resulta diseñar correctamente.

Poner a cientos de personas en una sala no garantiza que se produzcan conexiones de valor.

Las plataformas de networking inteligente pueden ayudar a solucionar parte de este problema utilizando información sobre perfiles, intereses, sectores profesionales, objetivos o preferencias para recomendar determinadas conexiones.

Bien utilizado, el sistema puede facilitar algo que de otra manera depende exclusivamente del azar: encontrar a la persona adecuada dentro de un evento con cientos o miles de asistentes.

Pero, de nuevo, la tecnología es únicamente una herramienta. El verdadero reto está en diseñar correctamente la experiencia.

¿Qué queremos conseguir?

¿Generar reuniones comerciales?

¿Conectar profesionales de un mismo sector?

¿Facilitar oportunidades de negocio?

¿Crear comunidades?

¿Favorecer relaciones institucionales?

La respuesta condicionará completamente la herramienta y la dinámica que debemos diseñar.

Objetivo: conseguir que el networking sea más relevante.

Porque hacer networking no significa simplemente intercambiar contactos. Significa crear conexiones que tengan sentido.

La tecnología no es el objetivo

Estas seis tecnologías tienen algo en común. Todas pueden aportar valor. Pero ninguna garantiza por sí misma que un evento vaya a ser mejor.

Y este punto me parece especialmente importante desde la perspectiva profesional de la organización y producción de eventos.

Durante demasiado tiempo hemos asociado innovación con incorporar novedades.

Una pantalla más espectacular.

Una aplicación.

Una experiencia inmersiva.

Inteligencia artificial.

Realidad aumentada.

Un sistema de identificación.

Una plataforma de networking.

Pero la innovación real aparece cuando conseguimos resolver mejor un problema que teníamos antes.

Por eso, antes de incorporar cualquier tecnología, deberíamos hacernos al menos cinco preguntas:

1. ¿Qué problema queremos resolver? Si no existe un problema concreto, quizá no necesitamos tecnología.
2. ¿Qué mejora aporta al asistente? La tecnología debe traducirse en una experiencia mejor, más sencilla, más personalizada o más accesible.
3. ¿Qué mejora aporta a la organización? También debemos analizar el impacto sobre producción, operaciones, comunicación, seguridad, control o análisis de datos.
4. ¿Es realmente fácil de utilizar? Una tecnología extraordinaria que el asistente no entiende o el equipo no sabe gestionar puede terminar generando más problemas que soluciones.
5. ¿Cómo mediremos su impacto? Si no podemos determinar qué ha mejorado, será difícil saber si la inversión ha tenido sentido.

El futuro de los eventos será tecnológico, pero seguirá siendo humano

Creo que esta es una de las grandes paradojas de la transformación digital de los eventos. Cuanta más tecnología incorporamos, más importante resulta no perder de vista la dimensión humana.

Un evento sigue siendo una experiencia entre personas. La tecnología puede ayudarnos a gestionar mejor.

Puede facilitar procesos.

Puede personalizar contenidos.

Puede ampliar audiencias.

Puede generar información.

Puede mejorar la accesibilidad.

Puede crear experiencias que antes no eran posibles.

Pero no sustituye la estrategia, la creatividad, la producción, el protocolo, la coordinación ni la capacidad de anticipación de un buen equipo de eventos.

La tecnología debe desaparecer cuando empieza la experiencia.

El asistente no debería recordar que utilizamos RFID, IA, una plataforma de networking o realidad aumentada.

Debería recordar que el evento funcionó, que todo fue sencillo, que encontró lo que necesitaba, que conoció a las personas adecuadas y que vivió una experiencia relevante.

Ahí es donde la tecnología realmente cumple su función. Porque, al final, el mejor uso de la tecnología en un evento no es demostrar lo que podemos hacer con ella, sino conseguir que el asistente viva una experiencia mejor sin que necesariamente sea consciente de todo lo que hay detrás.

La pregunta no debería ser “¿qué tecnología podemos incorporar al evento?”, sino “¿qué problema queremos resolver o qué experiencia queremos mejorar?”

Y esa diferencia, aparentemente pequeña, puede marcar la diferencia entre un evento que utiliza tecnología y un evento realmente innovador.